Archives for speciale aandacht

UBO-REGISTER: WAT EN WAAROM ?

 

In de strijd tegen het witwassen, de financiering van terrorisme en het beperktere gebruik van cash geld voert België het gebruik in van een register van uiteindelijke begunstigden (in het Engels ‘Ultimate Benificial Owner, kortweg ‘UBO’ genoemd; hierna het “UBO-register”). 

De bestuurders van vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen zijn verplicht om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen, bij te houden en aan te vullen in het register.

 

1. WIE IS EEN UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE ?

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten juridische entiteiten, namelijk vennootschappen, (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts en andere juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met trusts. Voor elk van deze entiteiten zijn verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden voorzien.

 

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen:

  1. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks meer dan 25% van de aandelen of van de stemrechten in deze vennootschap houdt / houden.
  2. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft / hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. aandeelhoudersovereenkomst, het recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht).
  3. Bij gebrek aan aangeduide personen volgens de 2 bovenstaande categoriën, de natuurlijke persoon of personen die behoort / behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:

  1. de leden van de raad van bestuur;
  2. de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  3. de personen belast met het dagelijks bestuur;
  4. de stichters van een stichting;
  5. de natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vzw of stichting bestaat;
  6. elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van trusts en andere juridische constructies die daarmee vergelijkbaar zijn:

  1. de oprichter; 
  2. de trustee(s);
  3. de eventuele protector;
  4. de begunstigden in wier hoofdzakelijk belang de de trust werd opgericht of werkzaam is; 
  5. elke andere natuurlijke persoon die wegens het feit dat hij directe of indirecte eigenaar is of via andere middelen, uiteindelijke zeggenschap over de trust uitoefent.

 

2. AANVULLENDE BEGRIPPEN

Een “rechtstreekse uiteindelijke begunstigde” is een uiteindelijke begunstigde die de rechtstreekse eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige entiteit.

Een “onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde” is een uiteindelijke begunstigde die via één of meerdere juridische entiteiten de eigenaar is of zeggenschap heeft over de informatieplichtige entiteit (bijvoorbeeld via een holdingvennootschap).

 

3. WAT MEEDELEN ?

Van elk van de uiteindelijke begunstigden (van vennootschappen) dienen volgende informatie meegeven te worden:

  1. de naam;
  2. de (eerste) voornaam;
  3. de geboortedatum;
  4. nationaliteit;
  5. land van verblijf;
  6. volledig verblijfadres
  7. datum waarop hij / zij uiteindelijke begunstigde is geworden
  8. nationaal nummer;
  9. of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse begunstigde;
  10. omvang van het uiteindelijk belang
    • het percentage van de aandelen bij rechtstreekse uiteindelijke begunstigden
    • de gewogen percentages van de aandelen of stemrechten bij onrechtstreekse uiteindelijke begunstigden

 

4. TIMING EN TOEGANG TOT HET UBO-REGISTER

U heeft tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren. U kunt uw uiteindelijke begunstigden registreren door u aan te melden bij de toepassing op het MyMinFin-portaal. Om aan te melden dient u gebruik te maken van je EID met bijhorende pincode, of de ITSME-toepassing.

 

5. NAZICHT EN OPVOLGING

De ingevoerde informatie in het UBO-register dient ten minste jaarlijks geverifieerd te worden. Wijzigingen gedurende het jaar dienen binnen een termijn van een maand na de wijziging doorgevoerd te worden.

 

6. MANDATARIS AANWIJZEN

Sinds 11 januari werd voorzien in een extern UBO-mandaat. Hiermee kan je ons mandateren om deze administratieve verplichting voor u te vervullen.

Indien u wenst Gevimar hiertoe te mandateren, verzoeken wij u om een bevestigingsmail te sturen naar liesbeth@gevimar.be en dit voor 28.02.2019.

Nadien wordt u gecontacteerd om langs te komen op kantoor om het mandaat (of de mandaten bij meerdere aandeelhouders / bestuurders) te activeren via uw EID met bijhorende pincode. Tevens verzoeken wij u om het aandelenregister van uw vennootschap(pen) mee te brengen.

 

Gezien deze formaliteit buiten onze vaste opdracht valt zien wij ons genoodzaakt hiervoor een bijkomstig ereloon te factureren van 150,00 euro exclusief BTW. Bij een latere wijziging van de uiteindelijke begunstigden voorzien we een ereloon van 100,00 euro exclusief BTW (richtprijs 2019, indexeerbaar).

Wat is een R/C zaakvoerder in de vennootschap? Positief of negatief? Wat zijn de gevolgen hiervan?

Wat is een R/C precies?

Een rekening-courant (R/C) kan je het best vergelijken met een bankrekening. De bedrijfsleider heeft een ‘rekening’ in zijn eigen vennootschap waarop privéverrichtingen geboekt worden.

Als je privé geld stort op de rekening, heb je een tegoed op jouw vennootschap. Omgekeerd ontstaat er een schuld wanneer je ten onrechte geld opneemt van de rekening. Zo’n R/C geeft dus aan hoeveel geld je nog tegoed hebt van jouw vennootschap of hoeveel geld je privé nog moet betalen aan de vennootschap.

rekening courant

Wanneer heb je een positieve R/C?

Jouw vennootschap heeft geld van u privé gekregen. Je hebt m.a.w. bank gespeeld voor jouw vennootschap en zij moet je dat geld nog terugbetalen.

Wanneer heb je een negatieve R/C?

De vennootschap heeft op u privé een vordering; je moet dus nog geld aan jouw vennootschap. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als je (kleine) privé uitgaven doet op kosten van de vennootschap (bijvoorbeeld digitale televisie in een gsm-abonnement, vrijetijdskledij,… ). Het komt er dus op neer dat je geld geleend hebt van jouw vennootschap en bijgevolg sta je in het rood. Hierbij worden er jaarlijks intresten gerekend. (wettelijk tarief: 9,27% voor AJ 2017)

Hoe ontstaat zo’n negatieve R/C?

  1. Je haalt geld van de rekening van jouw vennootschap.
  2. Je haalt geld uit de kas van de vennootschap.
  3. Je betaalt een privéaankoop met de kaart van de vennootschap.
  4. Uw privé belastbare voordelen worden op uw R/C geboekt.
  5. Je bent zelf klant bij de vennootschap en je betaalt uw factuur niet.

 

Het geld van de vennootschap is niet uw privégeld!

Een schuld aan de vennootschap, is dat dan zo erg?

Wettelijk gezien is er geen beperking aan de opname die je via de R/C verricht. Echter, je wordt fiscaal zwaar gesanctioneerd en je moet oppassen om de financiële situatie van de vennootschap niet te ondermijnen. Bovendien kan je hier verantwoordelijk gesteld worden wegens zogenaamde misbruik van vennootschapsgoederen.

Negatieve R/C; moeilijk een lening bij de bank te verkrijgen?

Is jouw schuld via de R/C aan de vennootschap eerder beperkt, dan zal de bank daar niet moeilijk over doen.

De bank zal je in eerste instantie aanmoedigen om de R/C aan te zuiveren m.a.w. terug te betalen alvorens een krediet toe te staan.

Een stelselmatig hoge R/C-schuld geeft een negatief beeld naar derden toe en dus ook naar de bank. Het komt er immers op neer dat je het vermogen van de vennootschap gebruikt om jouw privénoden als zaakvoerder te financieren. Dat is niet de bedoeling!

Algemene conclusie : het is belangrijk om privé-uitgaven te scheiden van de vennootschap

Hoe kan je ervoor zorgen dat jouw R/C geen ‘vuilbakrekening’ wordt?

  1. Noteer het best zelf op de factuur waarvoor de uitgaven dienen, dan zal de dossierbeheerder ze ook meteen correct verwerken in de boekhouding.

  2. Bespreek regelmatig de bewegingen op jouw R/C met jouw dossierbeheerder. Op die manier vermijd je onaangename verrassingen.

  3. Maak er een gewoonte van om bij elke betaling een korte omschrijving te vermelden zodat het duidelijk is voor jouw dossierbeheerder waarover het precies gaat.

Verkoop van personenwagen door een btw-plichtige

Vaak wordt ons de vraag gesteld hoe de verkoopfactuur van een personenwagen moet worden opgemaakt aangezien de huidige regeling nog niet bij iedereen bekend is. Als u uw wagen verkoopt moet er niet op de volledige verkoopprijs 21% btw gerekend worden, maar slechts op de helft van de prijs.

Het is dus belangrijk om bij de onderhandeling van de verkoop van uw wagen duidelijk af te spreken over een verkoopprijs exclusief btw

Voorbeeld

Een personenwagen wordt verkocht voor de prijs van 10.000,00 euro exclusief btw. Er is slechts 21% btw verschuldigd op 50% van de verkoopprijs.

Deel verkoopprijs vrijgesteld van btw ( 0%):           5.000,00 euro (apart te vermelden op verkoopfactuur)

Deel verkoopprijs onderworpen aan btw (21%):    5.000,00 euro

btw 21%                                                                             + 1.050,00 euro (btw 21 %)


Totaal                                                                                   11.050,00 euro

Verplichte vermelding op factuur : “bijzondere maatstaf, toepassing beslissing nr. ET 119.650 van 20 oktober 2011”.

Uitzonderingen

De wagen werd destijds aangekocht van een particulier en de factuur werd dus opgemaakt zonder BTW

OF

De wagen werd destijds aangekocht onder de margeregeling dus eveneens geen btw gerekend op de factuur van de handelaar.

Bij verkoop van een wagen aangekocht in één van de 2 bovenstaande uitzonderingssituaties moet dus 21% btw gerekend worden op de volledige verkoopprijs.

auto te koop OK

 

Opdrachtbrief : verplicht door het BIBF

Hoewel de relatie tussen een boekhouder en zijn cliënt in eerste instantie steunt op het wederzijds vertrouwen tussen beide partijen, dienen bepaalde afspraken op papier gezet worden in een “opdrachtbrief“. De opmaak hiervan wordt ons verplicht opgelegd door ons beroepsinstituut, het BIBF. Daar het een verplichting is, zal het BIBF gerichte kwaliteitscontroles hierop uitoefenen. Hiertoe vragen wij aan u, onze klant(en), om zich hiermee in regel te stellen mocht dit nog niet gebeurd zijn.

Geen enkele nieuwe opdracht mag worden aanvaard zonder voorafgaandelijk een opdrachtbrief te ondertekenen tussen ons als boekhouder en u als cliënt.

De opdrachtbrief beschrijft uitgebreid de details over onze professionele relatie.  Gelieve dit bovenaan aan te vullen met uw gegevenselke pagina te paragraferen en op de laatste pagina uw naam, handtekening en ‘gelezen en goedgekeurd’ te noteren.

Naast de opdrachtbrief zal het BIBF onder meer ook nagegaan in hoeverre wij de zaakvoerders/bestuurders en uiteindelijke begunstigden kunnen identificeren (naam en woonplaats) aan de hand van documenten.

Mogen wij u daarom vragen om op deze verklaring de uiteindelijke begunstigden in te vullen (naam en voornaam) en deze verklaring te dagtekenen en ondertekenen en ons samen met de afdruk van uw/hun elektronische identiteitskaart per kerende e-mail terug te bezorgen.

Mocht u niet over de mogelijkheid beschikken om een dergelijke afdruk (via de gratis te downloaden eID–software en een – bij ons verkrijgbare – kaartlezer) te maken, kunt u steeds met de identiteitskaart(en) langskomen op ons kantoor.  Mocht dit evenmin mogelijk zijn, kan een gewone kopie gemaakt worden van de identiteitskaart (recto / verso) en kan op die kopie het adres van het domicilie genoteerd worden, samen met de handtekening van de uiteindelijke begunstigde.

De uiteindelijke begunstigden zijn – kort gezegd – alle natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks eigenaar zijn van 25 % van de aandelen van de vennootschap (voor verdere uitleg, zie bijlage bij verklaring). Voor een éénmanszaak gaat het over de zaakvoerders.

Verder vindt u een algemene volmacht aan ons kantoor voor het behartigen van uw boekhoudkundige belangen.  Dit wordt vaak opgevraagd bij een controle van de BTW, belastingen, … alsook indien wij in uw naam opdracht geven aan het ondernemingsloket om een wijziging door te voeren.  Gelieve de gegevens bovenaan aan te vullen en te ondertekenen bij ‘lastgever’.

Via deze links kunt u de betreffende documenten opvragen:

Bedankt om dit in orde te brengen (mocht dit nog niet gebeurd zijn).

WAARSCHUWING: valse RSZ-betaaluitnodigingen!!

Beste klanten,

Betreft: Vervalste berichten met uitnodiging tot betaling van achterstallige bijdragen aan de RSZ

De RSZ werd gisteren in kennis gesteld van een incident, waarbij bepaalde werkgevers een uitnodiging mochten ontvangen van de Directie Inning, met verzoek tot betaling van bepaalde bijdragen in het kader van een regularisatie voor het jaar 2014.

Bij nader onderzoek is gebleken dat het hier om vervalste documenten gaat, waarbij tevens een ander bankrekeningnummer werd vermeld, dan het officieel gekende bankrekeningnummer van de Rijksdienst.

Op basis van informatie in ons bezit, zouden deze documenten in een briefomslag toekomen van de RSZ, doch met een gekleefde zegel en verzonden via de post.

Op dit ogenblik wordt in samenwerking met het Parket van Brussel alles in het werk gesteld om dit soort praktijken in kaart te brengen, om de daders te vinden en om de gevolgen hiervan zo snel en zo maximaal mogelijk te kunnen stoppen.

Mochten jullie dergelijke documenten ontvangen, gelieve hierbij melding te maken bij ons kantoor en de RSZ-diensten. Hiertoe richt u zich naar karel.deridder@rsz.fgov.be, met kopie t.a.v. ilse.selderslaghs@rsz.fgov.be (graag met een kopie van het betreffende schrijven).